Conseguir una buena gestión de los expedientes municipales implica realizar una reforma administrativa importante, dificil y problemática en muchos aspectos. Los intentos realizados, hasta ahora, han conseguido resultados parciales y, en muchos casos, ha sido necesario renunciar a importantes objetivos políticos.
InfAplic cuenta con los medios y experiencia para realizar la reforma administrativa que usted necesita porque:
- Tiene elaborados manuales de procedimientos para cada sección, departamento, negociado, etc. del Ayuntamiento, y cuenta con personal con una dilatada experiencia en el modelado de procedimientos administrativos.
- Ha desarrollado la aplicación Web CoEx (Control de Expedientes BPM) que tiene en cuenta la estructura organizativa del Ayuntamiento, los tipos de expedientes, los trámites de cada tipo de expediente, los tiempos de resolución, las tareas en cada trámite, etc. que le va a permitir ser autosuficiente en el futuro.
- Integra un sistema PortaFirma para la firma electrónica de los documentos o plantillas que se agreguen a los trámites de los expedientes, permitiendo la firma múltiple y la cofirma de los mismos paralelamente a la propia gestión del expediente.
El sistema se divide en una herramienta de diseño de expedientes llamada CoexDesigner y una otra de gestión CoEx.
Diseñador de Expedientes CoexDesigner:
El módulo Diseñador de Expedientes define los tipos concretos de expedientes de cada sección o departamento municipal, los trámites concretos de cada tipo de expediente, los usuarios que efectuarán cada trámite, los tiempos de ejecución, las transiciones entre trámites, etc. El diseño de cada tipo de expediente requiere la elaboración de su correspondiente manual de procedimiento.
Las principales características del software de Diseñador de Expedientes son:
- Se pueden definir la estructura organizativa (Departamentos, negociados, secciones, etc.) a cualquier nivel de profundidad.
- Pueden coexistir versiones distintas del mismo tipo de expediente.
- Permite tener tipos de expedientes en fase de diseño sin colisionar con los ya existentes.
- Permite asignar y definir permisos a determinados usuarios para crear o ver determinados tipos de expedientes o ejecutar trámites de los mismos.
- Definición de plantillas, tipos de documentos y firmantes.
- Diseñador gráfico de los expedientes.
Gestor de Expedientes y Portafirma electrónico:
El módulo Gestor de expedientes controla la situación de todos los trámites del actuante a través de la bandeja de entrada. En ella aparecen los nuevos trámites, los que se están realizando, la prioridad de los mismos, estadísticas de su carga de trabajo, etc.
Los usuarios llevarán un perfecto control sobre su trabajo y, cuando termine un trámite, el expediente será enviado automáticamente al siguiente o siguientes usuarios para realizar los trámites pertinentes hasta la finalización del expediente.
Los administradores de cada sección, negociado, departamento, etc. disponen de datos estadísticos sobre su área de gestión, pueden asignar nuevo personal, restringir permisos de acceso a expedientes y, en general, realizar las labores de dirección de su cargo.
Dispone de bandeja de entrada PortaFirma donde se depositan los documentos que en la tramitación de los diferentes expedientes es necesario que sean firmados electrónicamente.
Las principales características del software de Gestor de Expedientes son:
- Todo el trabajo aparece automáticamente en la bandeja de entrada del usuario.
- Interfaz Web de trabajo.
- Se pueden definir plantillas para los trabajos repetitivos.
- Se emiten avisos sobre los trámites que han pasado un determinado periodo de tiempo.
- Se indican las tareas que se deben realizar en cada trámite.
- Cada expediente tiene una ficha técnica con los datos mas relevantes del expediente.
- Enlace con el registro de entrada/salida.
- Permisos de acceso a cada documento.
- Portafirma electrónico.
- Integración con back-office municipal vía Servicios Web.
