Módulo Diseñador de Expedientes
El módulo Diseñador de Expedientes define los tipos concretos de expedientes de cada sección o departamento municipal, los trámites concretos de cada tipo de expediente, los usuarios que efectuarán cada trámite, los tiempos de ejecución y aviso, las transiciones entre trámites, ejercicios, oficinas registrales y las áreas de gestión de la organización. El diseño de cada tipo de expediente requiere la elaboración de su correspondiente manual de procedimiento.
El módulo Diseñador de Expedientes será instalado únicamente en los ordenadores de los usuarios que tengan la categoría de diseñadores de expedientes.
Sobre la definición del expediente que se crea en éste módulo se generan los expedientes reales. Por ejemplo, un diseñador de expedientes ha introducido en el sistema un tipo de expediente denominado "Licencia de obra menor"; cuando el funcionario municipal recibe una petición de un ciudadano de ese tipo, automáticamente se crea un expediente con un número de expediente que seguirá todos los pasos que el diseñador ha establecido para ese tipo de expediente diseñado.
Las principales características del software de Diseñador de Expedientes son:
- Se pueden definir la estructura organizativa (Departamentos, negociados, secciones, etc.) a cualquier nivel de profundidad y con la denominación o título deseado.
- Pueden coexistir versiones distintas del mismo tipo de expediente.
- Permite tener tipos de expedientes en fase de diseño sin colisionar con los ya existentes.
- Permite asignar y definir permisos a determinados usuarios para crear o ver determinados tipos de expedientes o ejecutar trámites de los mismos.
- Tratamiento de los ejercicios a nivel departamental y global.
- Posibilidad de definición de múltiples oficinas registrales (principales o auxiliares).
Caraterísticas
Gestión completa. Mantenimiento de las áreas de gestión de la organización, ejercicios, oficinas registrales, usuarios y diseño de los tipos de expedientes que se utilizarán en el sistema CoEx.
Diseño de tipos de expedientes. Creación libre de tipos de expedientes por parte del usuario, definiendo en cada caso los trámites y subtrámites que tendrán lugar dentro del procedimiento. La configuración de las transiciones entre trámites se realiza de una forma cómoda y sencilla.
Multifuncional. Aplicación a cualquier tipo de expediente o asunto administrativo que exija tramitación, incluyendo el control y seguimiento económico.
Cambio inmediato del estado de los usuarios. Los usuarios pueden estar activos, inactivos o deshabilitados, lo que permite la asignación dinámica de trámites a los usuarios disponibles en cada momento.
Seguridad. Cumple con los requisitos necesarios para permitir la rápida y completa disponibilidad de la información y la confidencialidad de los datos definida a partir de los distintos niveles de acceso establecidos para cada tipo de usuario.
Configuración personalizada de los códigos asignados. Puede configurar el montaje de los códigos de expedientes y documentos a gusto de cada Área de gestión y de cada Oficina registral.
Interfaz cómoda y sencilla. Fácil manejo por parte de los usuarios gracias a su amigabilidad y capacidad de adaptación, mediante el uso de árboles para mostrar la estructura por áreas del sistema. Toda la gestión se reduce a una única ventana donde se realiza el mantenimiento y diseño del sistema CoEx.
Flexibilidad total. Puede trabajar con más de una versión de cada tipo de expediente, lo que asegura la adecuación del sistema a la evolución de la organización. Mientras esté diseñando versiones nuevas no interferirá en el trabajo con la versión operativa en ese momento, ya que las distintas versiones de cada tipo de expediente pueden coexistir.
Grupos de trabajo. Dentro de cada trámite se puede configurar que usuario o grupo de usuarios podrán realizarlo, incluso pudiendo elegir entre una asignación al usuario a través de un supervisor o que el trámite aparezca en la bandeja de entrada de todo el equipo de trabajo.
Validación de versiones. Se valida la integridad de las versiones antes de ponerlas en funcionamiento, evitando la inconsistencia en el flujo de trabajo o la pérdida de la información tramitada.
Consultas. Los procesos de consulta a los datos del sistema, ya sean los tipos de expedientes, usuarios o áreas de gestión, contemplan una búsqueda rápida y sencilla, poniendo en manos del usuario todas las herramientas necesarias para que esta localización sea real y efectiva.
Tareas y plantillas. Cada trámite tiene definidas una serie de tareas que pueden ser opcionales u obligatorias y una serie de plantillas para la confección de los documentos de ese trámite.
Gestión de las Oficinas registrales. Se realiza el mantenimiento de las Oficinas registrales que se emplean para la entrada y salida de documentos a través del registro.
Cierre de ejercicios por áreas de gestión. Se puede cerrar individualmente un ejercicio para un área de gestión determinada, sin influir en el resto de áreas del sistema.
Tiempos de ejecución. A cada tipo de expediente se le asigna un tiempo de ejecución y se definen unos tiempos para generar avisos si el expediente no se culmina en el tiempo asignado; estos aviso pueden ser normales o críticos dependiendo de lo próximo que está a expirar el plazo de resolución del expediente.
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