Módulo Gestor de Expedientes
Una vez que se han definido los tipos de expedientes de un determinado departamento desde el módulo Diseñador de CoEx , el módulo Gestor de expedientes se instala en todos los usuarios que van a realizar algún trámite para esos tipos de expedientes.
El módulo Gestor de expedientes controla la situación de todos los trámites del actuante a través de la bandeja de entrada. En ella aparecen los nuevos trámites, los que se están realizando, la prioridad de los mismos, estadísticas de su carga de trabajo, etc.
Los usuarios llevarán un perfecto control sobre su trabajo y ,cuando termine un trámite, el expediente será enviado automáticamente al siguiente o siguientes usuarios para realizar los trámites pertinentes hasta que finalice el expediente.
Los administradores de cada sección, negociado, departamento, etc. tendrán datos estadísticos sobre su área de gestión, podrán asignar nuevo personal, restringir permisos de acceso a expedientes y, en general, realizar las labores de dirección de su cargo.
Los cargos políticos podrán tener información actualizada sobre la situación de los expedientes.
Las principales características del software de Gestor de Expedientes son:
- Todo el trabajo aparece automáticamente en la bandeja de entrada del usuario.
- Interfaz Web de trabajo.
- Se pueden definir plantillas para los trabajos repetitivos.
- Se emiten avisos sobre los trámites que han pasado un determinado periodo de tiempo.
- Se indican las tareas que se deben realizar en cada trámite.
- Cada expediente tiene una ficha técnica con los datos mas relevantes del expediente.
- Enlace con el registro de entrada/salida.
- Permisos de acceso a cada documento.
Caraterísticas
Flexibilidad. Sistema de gestión y control de tramites de procesos administrativos (Gestión estándar para Organismos Públicos, Autonómicos, Ayuntamientos, etc.)
Estandarización. Los usuarios no necesitan instalar ninguna clase de software especial para utilizar el Gestor de Expedientes de CoEx. Sólo se requiere una conexión al servidor de páginas web.
Interfaz web. La Gestión de los Expedientes se realiza a través del navegador de internet, mediante páginas HTML generadas automáticamente por el servidor ASP.
Registro de documentos. Registro y clasificación de la documentación externa e interna de la organización. Se puede escanear o crear cualquier escrito en un procesador y vincularlo automáticamente al expediente.
Manual de procedimientos. Permite que cada organización, de forma sencilla, estructure su propio manual de procedimientos. Toda la organización puede conocer rápidamente qué normativa externa o interna existe sobre una gestión determinada.
Ficha técnica. Cada expediente contiene una serie de datos significativos sobre su tramitación que se pueden consultar rápidamente y que se van actualizando en las distintas fases de ejecución.
Tiempos de ejecución. Cada trámite tiene como propiedad un tiempo de ejecución y estará definido por unos tiempos para generar avisos si el trámite no se culmina en el tiempo asignado; estos avisos pueden ser normales o críticos dependiendo de lo próximo que esté a expirar el plazo de resolución del trámite.
Tareas y plantillas. Cada trámite tiene definidas una serie de tareas que pueden ser opcionales u obligatorias y una serie de plantillas para la confección de los documentos necesarios para la realización de ese trámite.
Gestión de Administrador. Los usuarios definidos como Jefes de Área o Directivos podrán acceder a menús personalizados para gestionar el trabajo del resto de usuarios de las áreas sobre las que tengan competencia.
Inicio de expedientes a partir del registro de entrada/salida. Se pueden iniciar expedientes a partir del registro de entrada de la organización administrativa.
Descargas
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