Módulo Registro de E/S
Los expedientes pueden originarse por documentos procedentes del registro de entrada y pueden enviar documentos al registro de salida. Por esta razón se incluye en CoEx un módulo de Registro de E/S .
Desde el módulo Diseñador de CoEx se definen las oficinas registrales que se desea utilizar. Cada oficina registral puede ser independiente o auxiliar. Una oficina registral tiene su propio contador de expedientes y se pueden definir cualquier número de ellas. Una oficina registral auxiliar recibe sus números de documento de la oficina registral principal de la que depende.
Desde el módulo Diseñador de CoEx se definen las oficinas registrales que se desea utilizar. Cada oficina registral puede ser independiente o auxiliar. Una oficina registral tiene su propio contador de expedientes y se pueden definir cualquier número de ellas. Una oficina registral auxiliar recibe sus números de documento de la oficina registral principal de la que depende.
Además de las definiciones anteriores se puede configurar: Si una oficina registral sirve a todo el Ayuntamiento o a determinados departamentos, los usuarios que tienen acceso a los documentos registrados, los que tienen permiso de registrar, el formato de numeración utilizado, etc.
Permite trabajar en modo de registro rápido con objeto de evitar las colas que se producen en determinados momentos y un amplio conjunto de facilidades al personal que utiliza las oficinas registrales.
Las principales características del software de Registro de E/S son:
- Completa integración con CoEx (Control de Expedientes).
- Posibilidad de múltiples oficinas registrales.
- Se pueden definir oficinas registrales específicas para determinados departamentos.
- Permisos de acceso a los programas de registro.
- Cada oficina registral puede tener múltiples oficinas auxiliares.
- Posibilidad de configuración de los números de documentos.
- Consultas a las bases de datos de terceros para datos.
- Modo de registro rápido para evitar esperas al ciudadano.
- Integración con la ventanilla única.
Caraterísticas
Flexibilidad. Pueden existir múltiples registros de Entrada/Salida principales dependiendo de la estructura organizativa adoptada por la administración.
Contadores propios. Cada registro principal puede configurar, independientemente del resto, sus números de documentos y llevar una numeración propia por cada ejercicio.
Interfaz explícita. El cambio entre la modalidad de registro Entrada y registro Salida se realiza de forma cómoda y fluida, permitiendo pasar de un registro a otro con una simple opción.
Registros auxiliares al principal. Cada uno de los registros principales puede tener oficinas registrales auxiliares distribuidas geográficamente en distintas dependencias. Las oficinas registrales auxiliares comparten la numeración de la oficina registral principal.
Digitalización de los documentos. Captura mediante el uso de un escáner para almacenar en la Base de Datos la información del documento físico referente a la Entrada o la Salida.
Recuperación de datos. Consulta a la Base de Datos de personas para rellenar automáticamente los datos del interesado.
Consultas. Los documentos consultados recientemente se pueden consultar mediante una simple opción de menú, pudiendo navegar por fechas.
Configuración. Se permite una amplia configuración de la interfaz presentada al usuario, y múltiples opciones para modificar la impresión de los números de documento mediante etiquetas o en el propio documento.
Modo de registro rápido. Sólo se solicitan los datos imprescindibles al ciudadano que presenta el documento para posteriormente completarse cuando disminuye la afluencia de público.
Modo Mantener Datos. Método útil para mantener la información de distintos campos en altas sucesivas comunes. Agiliza la introducción de altas en las que se repite alguna información.
Modo de registro continuo. Posibilidad de mantener los datos de una introducción a otra para el caso de solicitudes similares o efectuadas por el mismo ciudadano.
Generación de listados y documentos oficiales. Se ofrecen multitud de listados para obtener una relación de documentos seleccionados del registro, con una variedad en la composición y la agrupación de los datos que le permitirá obtener la información correcta en un cada momento .
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