Gestor de Expedientes Administrativos (CoEx)

Software de control de expedientes BPM (Business Process Management)

El Gestor de Expedientes CoEx es una solución BPM (Business Process Management) en entorno WEB compuesta por dos aplicaciones: Diseñador que permitirá definir los procedimientos y Gestor de expedientes para la tramitación, gestión y control de expedientes administrativos.

  • Flexibilidad: Sistema de gestión y control de trámites de procesos admi-nistrativos (Gestión estándar para Organismos Públicos, Autonómicos, Ayuntamientos,...).
  • Estandarización: Los usuarios no necesitan instalar ninguna clase de software especial para utilizar el Gestor de Expedientes de CoEx. Sólo se requiere una conexión al servidor de páginas web.
  • Interfaz web: La Gestión de los Expedientes se realiza a través del navegador de internet, mediante páginas HTML generadas automáticamente por el servidor ASP.
  • Bandeja de entrada: El usuario gestionará su trabajo desde una cómoda bandeja de entrada donde irán apareciendo los trámites que requieren ahora de la atención de dicho usuario.
  • Registro de documentos: Registro y clasificación de la documentación externa e interna de la organización. Se puede escanear o crear cualquier escrito en un procesador y vincularlo automáticamente al expediente.
  • Manual de procedimientos: Permite que cada organización, de forma sencilla, estructure su propio manual de procedimientos. Toda la organización puede conocer rápidamente qué normativa externa o interna existe sobre una gestión determinada.
  • Ficha técnica: Cada expediente contiene una serie de datos significativos sobre su tramitación que se pueden consultar rápidamente y que se van actualizando en las distintas fases de ejecución.
  • Tiempos de ejecución: Cada trámite tiene como propiedad un tiempo de ejecución y estará definido por unos tiempos para generar avisos si el trámite no se culmina en el tiempo asignado. Estos avisos pueden ser normales o críticos, dependiendo de lo próximo que esté a expirar el plazo de resolución del trámite.
  • Tareas y plantillas: Cada trámite tiene definidas una serie de tareas, que pueden ser opcionales u obligatorias, y una serie de plantillas para la confección de los documentos necesarios para la realización de ese trámite.
  • Gestión de Administrador: Los usuarios definidos como Jefes de Área o Directivos podrán acceder a menús personalizados para gestionar el trabajo del resto de usuarios de las áreas sobre las que tengan competencia.
  • Inicio de expedientes a partir del registro de entrada/salida: Se pueden iniciar expedientes a partir del registro de entrada de la organización administrativa.
  • Definición y Gestión de Procedimientos Administrativos de cualquier área: El sistema trabaja usando un organigrama de tres niveles (Organismo/Entidad/Área), totalmente configurable y adaptable a las necesidades de la organización. Dentro de cada área se pueden definir fácilmente todos los Procedimientos Administrativos que sean precisos. Los procedimientos no están restringidos al área en la que están definidos y pueden ser aprovechados por todo el organigrama.
  • Gestión y control de expedientes vinculados. Se pueden realizar vinculaciones de tipos de expedientes en diseño para que en el momento de la finalización de un expediente se inicien de manera automática expedientes de esos tipos predefinidos. Además, se puede en cualquier momento iniciar expedientes con el expediente de origen.
  • Generación y Certificados y notificaciónes de Decretos a interesados: Dentro del sistema de plantillas de la aplicación se pueden realizar plantillas que además de utilizar datos de la ficha técnica como todas las demás, permitan realizar una combinación dinámica, utilizando los datos de todos los interesados que han sido añadidos al expediente.
  • Explotación de la información asociada: Cada uno de los expedientes diseñados en el sistema puede llevar incorporados una serie de datos asociados para su uso en las plantillas o para su consulta. Estos datos asociados se configuran en el diseño del tipo de expediente para contemplar toda la información posible que se aportará a cada tramiación del expediente.

Pincha aqui para ir al sitio web de CoEx Gestor de Expedientes.

banner coex